Thủ tục thành lập công ty hoặc mở văn phòng đại diện tại Mỹ
Việc thành lập công ty cũng như việc mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Mỹ về cơ bản thủ tục pháp lý giống nhau, ít phân biệt, đều được quan niệm là sự xuất hiện của một công ty nước ngoài trên đất Mỹ. Sau đây là những giấy tờ, thủ tục lập và điều kiện hoạt động của công ty/ Văn phòng đại diện công ty, để đơn giản xin gọi chung là về thành lập công ty nước ngoài ở Mỹ.
1. Quy trình thành lập công ty
- Cơ quan quản lý:
ở Mỹ, giống như trong nhiều vấn đề luật pháp khác, mỗi bang có các luật khác nhau điều chỉnh việc thành lập doanh nghiệp và công việc đăng ký/thành lập doanh nghiệp ở mỗi bang lại do các cơ quan khác nhau phụ trách, ví dụ: ở Utah là Sở Thương mại, ở Washington DC là Văn phòng Phát triển Doanh nghiệp và Kinh tế và Ban Doanh nghiệp thuộc Bộ Bảo vệ người tiêu dùng, Bang Ohio là Văn phòng Bang, New york là Sở Ngoại giao.. sau đây tạm gọi chung là Sở Đăng ký doanh nghiệp (SĐK).
- Giấy tờ:
Để thành lập doanh nghiệp tại Mỹ, trưuớc hết công ty Việt nam phải có đầy đủ: (i) giấy tờ thành lập công ty tại Việt Nam: điều lệ thành lập công ty, danh sách cổ đông, sáng lập viên, giấy phép hành nghề tại Việt nam; (ii) Các giấy tờ kèm theo xác nhận hoạt động kinh doanh tốt, có hiệu quả.. do các công ty kiểm toán độc lập, có uy tín cấp, do các ngân hàng có uy tín cấp, do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp . Mỗi bang có yêu cầu khác nhau đối với các giấy tờ này và về công chứng giấy tờ.
Tiếp theo là khai mẫu đơn xin thành lập mà mỗi bang đều có mẫu riêng của mình. Các công ty nước ngoài có thể thành lập các loại hình công ty như chi nhánh công ty nước ngoài, công ty con của công ty nước ngoài, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty liên danh, công ty liên danh TNHH..tuỳ theo luật mỗi bang cho phép và tuỳ theo loại hình kinh doanh.
Giấy phép hoạt động được cấp theo nội dung kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam và theo đơn yêu cầu. Doanh nghiệp không được kinh doanh những lĩnh vực không đăng ký. Đồng thời hoặc sau khi có giấy phép kinh doanh tại Mỹ, Doanh nghiệp phải đăng ký với các sở tài chính, sở thuế.. và các sở phụ trách chuyên ngành, nếu hoạt động trong lĩnh vực có quản lý chuyên ngành.
Công ty có thể đăng ký giữ tên của công ty mình tại một số bang của Hoa Kỳ, trong trường hợp công ty thấy chưa tiến hành hoạt động ngay được và phải đăng ký sớm tên công ty của mình, tránh việc công ty khác đăng ký tên giống của mình trước. Thủ tục gần tương tự với việc đăng ký thành lập, nhưng không phải đăng ký tiếp với sở thuế, không bị tính thời hạn hoạt động (một số bang cho phép giảm/miễn thuế công ty..). Thời hạn bảo lưu tên công ty khoảng 6 tháng và được gia hạn tiếp thêm 6 tháng tới 2 năm-tuỳ theo bang. Lệ phí giữ tên không cao, chỉ mấy chục USD/6 tháng.
Công ty nước ngoài thành lập tại một bang mà muốn mở thêm công ty tại bang khác, thủ tục lại tuân theo như khi từ nước ngoài vào bang đó; tuy nhiên thủ tục sẽ đơn giản hơn. Công ty Mỹ từ bang này muốn thành lập công ty/chi nhánh tại một bang khác cũng có những luật lệ riêng áp dụng cho họ.
- Lệ phí:
Mức lệ phí từ 100 USD- 300 USD nhưng cũng có thể phát sinh một số chi phí khác. Tổng lệ phí thường không vượt quá 500USD. Thông thường công ty xin thành lập tự nộp đơn cho các cươ quan hữu quan Mỹ và hoàn chỉnh các giấy tờ khi có yêu cầu. Tuy nhiên để tránh những tốn phí thời gian, hồ sơ chưa có kinh nghiệm nên khó hoàn chỉnh... có thể thuê công ty luật
hướng dẫn thủ tục, nộp hộ hồ sươ va lệ phí. Tốt nhất là thuê công ty luật tại tiểu bang mà mình muốn thành lập công ty. Phí cho công ty luật làm thủ tục lập công ty thường từ vài trăm tới một nghìn đô la.
Như trên đã nêu, không nhất thiết phải có luật sư giúp khai thủ tục và nộp đơn. Phí luật sư ở Mỹ chỉ để mở công ty thì không đắt nhưng trong quá trình hoạt động có những vướng mắc thì sẽ tính theo giờ, vụ việc.. tổng chi phí thường khá cao và tuỳ theo uy tín của các công ty Luật và của trình độ, thâm niên của chính luật sư làm việc với khách hàng.
Nếu thuê công ty luật giúp thủ tục đăng ký công ty thì họ cũng sẽ nhận làm địa chỉ liên lạc cho công ty. Nhiều bang yêu cầu công ty nước ngoài phải có người/công ty của bang đó đứng ra làm địa chỉ liên lạc khi cần thiết-dịch vụ này thường là không tính tiền vì coi như làm địa chỉ liên hệ, khi nào có vụ việc phát sinh thì sẽ thoả thuận tính tiền theo vụ việc đó.
- Các thủ tục tiếp theo sau khi thành lập:
Sau khi có giấy phép thành lập thì một số ngành nghề còn phải đăng ký với những cươ quan quản lý chuyên ngành đó, ví dụ kinh doanh dược phẩm, y tế.. . Có thể cơ quan quản lý chuyên ngành cấp một giấy phép đăng ký kinh doanh và hành nghề luôn.Tiếp theo là đăng ký với sở thuế, mở tài khoản ngân hàng.
Trong quá trình hoạt động, việc khai thuế chính xác, không chậm trễ là một trong những yêu cầu quan trọng đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, tránh những trở ngại không cần thiết. Việc thuê công ty/cá nhân kiểm toán viên giúp cho hoạt động này tuỳ theo quy mô kinh doanh vì thuê kiểm toán viên, giống như thuê luật sư, khá tốn kém. Mức độ làm quyết toán báo cáo tài chính khác nhau có mức tiền thuê khác nhau để phù hợp với yêu cầu của công ty và giảm thiểu chi phí.
Nhìn chung việc thành lập công ty hoặc văn phòng đại diện tại Mỹ khá dễ dàng. Thời gian cấp phép kể từ khi nhận hồ sơ hoàn chỉnh khoảng 30 ngày.
2. Chi phí cho hoạt động của một chi nhánh/công ty Việt nam tại Hoa Kỳ:
Việc thành lập công ty hoặc mở văn phòng đại diện như trên thì không tốn kém lắm, nhưng duy trì hoạt động của một văn phòng công ty tại Mỹ thì tương đối cao, gồm các khoản chính sau:
- Tiền thuê văn phòng: văn phòng gồm hai phòng làm việc không có trang thiết bị nội thất (công trình phụ chung bên ở ngoài hành lang), vị trí tương đối trung tâm giá khởang USD2,500/tháng;
- Điện thoại, fax, Internet: tuỳ theo hoạt động giao dịch nhiều ít, ở Mỹ các dịch vụ này thuộc loại rẻ nhất thế giới: thuê bao 1 đường điện thoại (tự lắp máy fax không bị phụ phí) là 20USD/tháng. Thuê bao Internet: 22USD/tháng được dùng 24/24 tiếng và phải có đường điện thoại nữa, như vậy một văn phòng phải có ít nhất 2 đường điện thoại.
- Các loại thiết bị như điện thoại, fax, máy vi tính PC , TV, video.. nhìn chung rẻ hơn ở Việt Nam, nhất là một số thiết bị điện 110V, điện tử đươn hệ. Còn các thiết bị điện 220V hoặc điện thế di rộng , đa hệ.. thì giá tương đương ở Việt Nam.
- Ôtô: mua ôtô cũ thì khá rẻ. Ví dụ xe Toyota Camry đời 88-90 (cũ khong 10 năm) giá khoảng 3000-4000USD, song tiền bo hiểm thì đắt: khoảng 200-400/tháng và tiền gửi xe tại nhà ở và tại cơ quan khoảng 250USD/tháng. Sửa chữa xe khá đắt. Bằng lái ôtô tại Hoa Kỳ rất dễ thi và không tốn phí (dưuới 100USD cả lý thuyết và lái), nếu có bằng của VN thì chỉ thi lý thuyết. Còn giá xăng tương đương ở ta.
- Tiền thuê nhà: 20.000-25.000USD/năm căn hộ có một phòng khách và một phòng ngủ, một buồng tắm, một bếp.
- Lương cán bộ: USD 10.000/năm. Bảo hiểm y tế cũng khá đắt, có thể khi nào khám bệnh vừa phải thì trả tiền, nếu bệnh nặng có thể về Việt nam chữa thì chi phí sẽ thấp hơn. Tuỳ theo khả năng của từng đơn vị và cá nhân mà thực hiện.
- Về chi phí đi lại công tác phí trong các bang ở Mỹ, tiền vé máy bay lên xuống theo thời điểm và thời gian mua trước lâu hay gần với mức chênh lệch rất lớn. Tiền đi ôtô buýt liên tỉnh thì rất rẻ, nhiều xe liên tục và giá không thay đổi, tiện nghi tốt, nên giữa các bang gần thì đi xe buýt hoặc tự lái xe. Tiền khách sạn không chênh lệch nhiều so với Việt Nam.
- Tự trung lại, tổng chi phí cho một văn phòng gồm 1 người, sinh hoạt tiết kiệm, ít nhất cũng vào khoảng 45.000USD/năm. Nếu tính đầy đủ thì vào khoảng 60.000USD/năm. Tại một số thành phố lớn như New york, Chicago.. tiền thuê nhà/văn phòng đắt hơn khong 50-100%, một số dịch vụ khác cũng đắt hơn. Giải pháp tiết kiệm là có thể thuê nhà vừa ở vừa làm văn phòng, hoặc một vài công ty chung nhau thuê một diện tích làm việc.
- Thêm vào đó việc xin thị thực vào Mỹ khá phức tạp.
Thị thực kinh doanh (Visa business ) nhập cảnh vào Mỹ có thể cấp cho 1 năm, nhiều lần; tuy nhiên việc gia hạn tiếp tại Hoa Kỳ chưa có tiền lệ hoặc thoả thuận cụ thể giữa chính phủ hai nước. Visa thông thường được xếp loại là B1. Nếu có công ty, chi nhánh tại Mỹ thì visa là L1 và thời hạn tới 3 năm. Tuy nhiên việc xin visa L1 cho lãnh đạo công ty, cán bộ vào Mỹ làm việc thường khó khăn phức tạp về thủ tục, giấy tờ do chính sách quản lý nhập cảnh chung, chính sách quản lý nhân sự và hoạt động tại Mỹ. Thông thường nếu thuê luật sư để tiến hành các thủ tục xin visa cho các đối tượng qua Mỹ kinh doanh dài hạn tại các văn phòng đại diện phải chi phí rất lớn: từ 1.500 tới 3.000 đôla/
người cho việc hoàn thiện hồ sơ xin visa cho tới lúc được visa (phí nộp cho chính quyền chỉ khoảng hơn 100 đô la/ một visa)./.
